KOMUNIKASI, Prinsip dan Efektif

07.04 / Diposkan oleh Drs. Achmad Chambali Hasjim, SH /

PRINSIP KOMUNIKASI DAN KOMUNIKASI EFEKTIF
Diposting : Drs. Ach. Chambali Hasjim, SH


PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI.
Agar jalannya komunikasi tidak mengalami kemacetan, artinya komunikasi dapat berjalan dengan baik sehingga tujuan dari berkomunikasi dapat dicapai, maka sedikitnya ada 4 prinsip yang harus diperhatikan oleh komunikator terhadap komunikan yaitu :
  1. Individualisasi, bahwa setiap individu memiliki kemampuan yang unik atau berbeda-beda, oleh karena itu dalam berkomunikasi jangan menggunakan cara dan pola komunikasi yang sama, melainkan disesuaikan dengan keunikan individu dan latar belakang kelayan yang akan diajak berkomunikasi.
  2. Akseptasi, bahwa dalam berkomunikasi untuk menyampaikan informasi harus bersifat terbuka dan tidak melakukan diskriminasi atas ras, agama golongan, status social yang ada pada audience.
  3. Situasional, hendaknya dapat menggunakan berbagai macam metoda dan sarana komunikasi yang ada yang sesuai dengan sistuasi dan kondisi lingkungan saat berkomunikasi.
  4. Tidak menjustifikasi, dalam berkomunikasi jangan menghakimi atau menilai salah atau benar atas diri audience berdasarkan nilai dan kepercayaan yang ada pada diri komunikator

KOMUNIKASI EFEKTIF.
Komunikasi efektif menunjuk pada kondisi bahwa penerimaan pesan oleh komunikan sesuai dengan pesan yang dikirim oleh komunikator, kemudian komunikan memberikan respon yang positif sesuai dengan yang diharapkan oleh komunikator.

Ada lima ketentuan atau hokum komunikasi yang efektif (The five Inevitable Laws of Efffective Communication) yang di kembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH (R-E-A-C-H), yang berarti merengkuh atau meraih. Karena sesungguhnya komunikasi itu pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, cinta kasih, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, maupun respon positif dari orang lain.

Kelima ketentuan atau hukum komunikasi yang efektif tersebut adalah :


Respect,
yaitu dalam mengembangkan komunikasi yang efektif harus memiliki sikap rasa hormat dan saling menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. Jika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerjasama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim.

Mahaguru komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Sedang seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa "Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai."


Empathy, Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dahulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerjasama atau sinergi dengan orang lain. Empati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.


Audible, makna dari audible antara lain: dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. Jika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima umpan balik dengan baik, maka audible berarti pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Dalam komunikasi personal hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan.

Clarity, Selain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka hukum keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula berarti keterbukaan dan transparansi.
Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka (tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan), sehingga dapat menimbulkan rasa percaya (trust) dari penerima pesan . Karena tanpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita.


Humble, rendah hati merupakan hukum kelima dalam membangun komunikasi yang efektif. Sikap ini merupakan unsur yang terkait dengan hukum pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. Sikap rendah hati dalam berkomunikasi pada intinya antara lain: sikap yang penuh melayani (Customer First Attitude), sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.


FAKTOR KOMUNIKATOR
Komunikator sebagai yang banyak mengambil prakarsa dalam berkomunikasi harus siap pada posisi “penyampai pesan“ sekaligus sebagai “penerima pesan“ yang baik. Posisi penyampai pesan (komunikator) saat dia menyampaikan pesan, dan pada waktu yang bersamaan, seorang komunikator juga dalam posisi “penerima pesan“, yaitu saat komunikan memberikan respon/umpan baliknya.

Kedua posisi tersebut harus dimanage dengan baik dan meletakkannya pada posisi sama pentingnya. Artinya selain dapat menjadi “pembicara” yang baik, komunikator juga harus dapat menjadi “ pendengar” yang baik.

Berikut ini ada beberapa factor dari sisi komunikator, baik pada posisi sebagai “penyampai pesan” maupun “penerima pesan” (feedback) agar komunikasi berjalan lancar dan tercapai sesuai yang diinginkan, baik dari segi efektifitasnya maupun tujuan kita berkomunikasi.

1. Ketrampilan Berkomunikasi.
Tujuan berkomunikasi adalah agar terjadi keseuaian (tuned) antara komunikator dengan komunikannya. Ketrampilan berkomunikasi bagi komunikator yang dimaksud adalah kemampuan dan ketrampilan meng-encode, yaitu memformulasikan “gambaran di otak“ (picture in our head) komunikator menjadi pesan untuk disampaikan dalam lambang/bahasa yang baik, agar dapat dimengerti oleh komunikan. Dan men-decode, yaitu meng-interpretasi/ menafsirkan feedback yang disampaikan oleh komunikan.

2. Tingkat Pengatahuan dan Pengalaman.
Komunikator hendaknya memperhatikan tingkat pengetahuan dan pengalaman dari komunikan agar tidak terjadi kesenjangan dalam proses komunikasi (communication gap ) Karena komunikator dapat meng-encode, dan komunikan dapat men-decode suatu pesan yang menggunakan lambing-lambang/simbol-simbol/bahasa yang sudah dikenal dan dimengerti.
Wilbur Schramm, ahli komunikasi dalam karyanya communication research in the USA mengungkapkan bahwa : komunikasi akan berjalan lancar dan baik, apabila pesan yang disampaikan oleh komunikator sesuai dengan kerangka acuan [frame of reference] dan kerangka pengalaman dan pengertian [collection of experiences and meanings] yang pernah diperoleh komunikan.

3. Posisi dan Sistem Kultural Sosial.
Posisi dalam system kultur social yang didalamnya menyangkut masalah peran, prestasi, agama, status, kelas social, gender, dll baik yang menyangkut komunikator maupun komunikannya. Dalam hal ini hendaklah komunikator bisa menempatkan diri dan bisa menghargai/menghormati posisi masing-masing. Jangan menganggap remeh dan “kecil” terhadap komunikan, juga sebaliknya jangan merasa “diri kecil” dihadapan komunikan (untuk hal ini dibahas dalam psikologi social mengenai tingkah laku kolektif)

4. S i ka p.
Komunikator merupakan visi lain dari pesan itu sendiri, visual pesan kadang ter-representasikan oleh penyampainya, meyakinkan apa tidak. Karena itu kata Mc. GUIRE (1997) ada factor penting yang harus diperhatikan komunikator yaitu “source credibility dan source attractiviveness”.

5. Source Credibility (kepercayaan terhadap sumber)
Seorang komunikator sebagai sumber informasi hendaklah menunjukan sikap kridible (dapat dipercaya), karena dengan sikap ini akan memberikan kepercayaan pada komunikan untuk menaruh harapan terhadapnya.

6. Source Competent. (Kompetensi sumber)
Seorang komunikator sebagai sumber informasi, hendaknya menunjukan kompetensinya (penguasaan isi pesan) dihadapan komunikan, kalau nampak ragu-ragu dan terlihat tidak menguasai isi pesan yang disampaikan, bagaimana mungkin komunikan akan mengkomunikasikan persoalannya kepada komunikator tersebut.

7. Source Attractiveness (Daya tarik sumber).
Seorang komunikator sebagai sumber informasi, dapat melakukan perubahan sikap komunikan melalui mekanisme daya tarik. Sosok komunikator yang menarik dan dikagumi oleh komunikan akan mempengaruhi tingkat kepatuhan dan kepercayaan komunikan terhadap pesan-pesan yang disampaikan oleh komunikator.

8. Optimisme.
Seorang komunikator hendaklah menunjukkan sikap optimism. Sikap ini penting karena tujuan komunikator adalah membangun optimisme komunikan. Bagaimana bisa membangun optimisme komunikan kalau komunikator sendiri tidak optimis dengan apa yang ia sampaikan.

9. Siap, Tulus dan Jujur.
Seorang komunikator harus menunjukan sikap siap, artinya apa yang akan disampaikan memang ia kuasai, sikap tulus-ikhlas akan terpancar dari raut wajah komunikator, karena jiwa keterpaksaan akan tampak pada raut wajahnya, serta jujur atas informasi yang disampaikan.

10. Pendengar yang baik.
Komunikator yang sukses adalah komunikator yang menyampaikan pesan-pesannya dengan baik dan jelas, sekaligus menjadi pendengar dari apa yang disampaikan oleh lawan bicara / komunikan dengan baik.

11. Peduli pada komunikan (Friendship)
Salah satu unsur efektifitas komunikasi adalah sikap emphati, yaitu peduli dengan situasi dan kondisi audience (komunikan), itu artinya komunikator hendaknya mengenali siapa komunikannya, misalnya mengenal namanya, asal dari mana, kulturnya, dll. Sikap ini akan menempatkan komunikator bukan lagi sebagai orang asing bagi audience (komunikan).

12. Berbagi kesempatan.
Karena menjadi pendengar yang baik itu adalah termasuk ketrampilan dalam berkomunikasi, maka dalam berkomunikasi, harus berbagi kesempatan berbicara pada audience/kemunikan, jangan mendominasi waktu hanya untuk komunikator.

13. Bahasa non verbal.
Dalam ilmu komunikasi, disebutkan bahwa antara 5%-10% dari kegiatan komunikasi langsung yang kita lakukan melibatkan bahasa non verbal (gesture) seperti gerakan tangan, mata, ekspresi wajah, dll serta intonasi suara yang menguatkan isi pesan yang disampaikan. Tapi ingat, kalau bahasa non verbal ini berlebihan, justru dapat menghilangkan konsentrasi audience terhadap isi pesan itu sendiri.

14. Gunakan kata yang tak bersayap
Dalam komunikasi kita kenal dengan adanya gangguan semantic (semantic noise), yaitu gangguan yang ditimbulkan adanya penggunaan kata-kata yang memiliki multi makna (kata-kata bersayap), sehingga berakibat salah pengertian antara apa yang dimaksud oleh ‘penyampai pesan ‘ dengan apa yang dimengerti oleh ‘penerima pesan’.

ETHOS KOMUNIKATOR.
Opini komunikan terhadap komunikator sebagai persona mempunyai pengaruh yang besar terhadap penerimaan atau penolaan pesan yang disampaikan. Aristoteles dalam hal ini menyatakan : “ sifat komunikator adalah penyebab persuasi, apabila pesannya ia sampaikan sedemikian rupa sehingga membuat ia patut untuk dipercaya..”

Pada saat proses komunikasi berlangsung, komunikan tanpa sadar terbentuk opini tentang komunikator dalam dirinya. Apa yang terjadi dalam diri komunikan tentang diri komunikator sangat dipengaruhi oleh persona/kepribadian komunikator. Persona komunikator sangat dipengaruhi oleh ‘ethos’ yang dimiliki komunikator. Sering serorang mengambil keputusn yang ‘irrasional’ setelah menerima pesan yang disampaikan komunikator, karena tinggi – rendahnya ethos yang dimiliki oleh komunikator. Semakin tinggi ethos komunikator, semakin kuat daya pikatnya. Begitu juga sebaliknya.

Ethos disini bukan mengacu pada status dan posisi structural baik formal maupun non formal yang dimiliki komunikator, tetapi merujuk pada ‘mutu pribadi’ ( personal quality ) sebagai seorang komunikator.

Kepercayaan komunikan terhadap komunikator saat proses komunikasi berlangsung, akan dipengaruhi oleh :
  • Competence , kemampuan yang merujuk pada kewenangan atas materi atau pesan yang disampaikan. Komunikator menguasai dan memahami betul apa yang disampaikan.
  • Integrity, yaitu terdapat sifat kejujuran atas pesan yang disampaikan, tidak ada unsure manipulasi dan menyembunyikan informasi yang disampaikan.
  • Acuntability/Good will, yaitu memiliki rasa tanggung jawab terhadap pesan yang disampaikan.

Faktor Yang Mendukung Ethos.
Austin J. Freeley, menampilkan faktor-faktor yang mendukung dalam pembinan ethos komunikator, yaitu meliputi :
  1. Persiapan (Preparation);
  2. Kesungguhan (Seriousness);
  3. Ketulusan (Sincerity)
  4. Kepercayaan (Confidence)
  5. Ketenangan (Poise)
  6. Keramahan (Friendship)
  7. Kesederhanaan (moderation)

Seorang komunikator akan sukses dalam komunikasinya. Kalau menyesuaikan komunikasinya dengan “the image” dari komunikan, yaitu : Memahami kepentingannya ; -Kebutuhannya; Kecakapannya; Pengalamannya; Kemampuan berpikirnya; Kesulitannya; dsb. Jelasnya, komunikator harus dapat menjaga kesemestaan alam mental dan psikologis yang ada pada komunikan. Prof. Hartley, menyebutnya “the image of other”.

Disamping itu, komunikator harus mampu memperkecil jarak atau kesenjangan yang berkaitan dengan Bahasa atau lambing-lambang pesan yang disampaikan, kerangka berpikir dan kerangka pengalaman, serta kultur sosialnya. Karena bila tingkat kesenjangannya tinggi, dapat berakibat macet, kesalahan persepsi atas makna dan lebih ekstrim lagi bisa timbul kesalahpahaman yang mengarah pada permusuhan.

FAKTOR KOMUNIKE/ISI PESAN.
Efektifitas komunikasi juga ditentukan oleh bagaimana komunike/pesan/informasi yang akan disampaikan itu dipersiapkan, karena setiap pesan/informasi akan menimbulkan efek yang berbeda. Wilbur Scramm, menggambarkannya sebagai “the condition of success in communicatin “ yaitu kondisi yang harus dipenuhi jika kita menginginkan agar suatu pesan/informasi membangkitkan tanggapan yang kita hendaki.

Kondisi itu dirumuskan sebagai berikut :
  1. Pesan/informasi harus dirancang dan disampaikan agar menarik perhatian;
  2. Pesan/informasi disusun dengan menggunakan bahasa dan symbol-simbol yang dikenali oleh kedua belah pihak yang berkomunikasi ;
  3. Pesan/informasi harus membangkitkan kebutuhan pribadi audience dan memberikan solusi cara untuk memperoleh kebutuhan tersebut ;

FAKTOR KOMUNIKAN / AUDIENCE.
Ada dua hal yang harus diperhatikan, tujuan komunikan, dan mengapa “Know Your Audience” merupakan ketentuan utama dalam komunikasi efektif. Sebab itu penting mengetahui :
  • Timing yang tepat untuk suatu pesan;
  • Bahasa yang harus dipergunakan agar pesan dapat dimengerti;
  • Sikap dan nilai yang harus ditampilkan agar efektif;
  • Jenis kelompok dimana komunikasi akan dilaksanakan.

Komunikan dapat dan akan menerima sebuah pesan hanya kalau terdapat empat kondisi berikut ini :
  1. dapat dan benar-benar mengerti pesan komunikasi;
  2. pada saat mengambil keputusan, sadar sesuai dengan tujuannya;
  3. pada saat mengambil keputusan, sadar keputusannya bersangkutan dengan kepentingan pribadinya;
  4. mampu menepatinya baik secara mental maupun fisik.

Komponen komunikan sebagai sasaran komunikasi memerlukan analisa tersendiri. Untuk mengungkapkannya dapat dilakukan dengan pendekatn teori dari Melvin De Fleur (Perancis) dalam bukunya ” Theory of Mass Communication ” ( dalam Onnong U.E, 1986) dengan empat rumusan :

1. Individual Differences Theory.
Bahwa khalayak secara selektif memperhatikan suatu pesan komunikasi, khususnya jika berkaitan dengan kepentingannya, sesuai dengan sikapnya, kepercayaanya dan nilai-nilai yang dianutnya. Tanggapannya terhadap pesan yang diterimanya akan dibentuk sesuai tataan psikologisnya. (pendekatan psikologi umum)


2. Social Categories Therory
. Bahwa meskipun masyarakat modern sifatnya heterogen, orang-orang yang mempunyai sejumlah sifat yang (relatif) sama akan memiliki pola hidup tradisional yang (relatif) sama. Kesaman orientasi dan perilaku ini mempunyai kaitan dengan gejala yang diakibatkan media massa/terpaan informasi (pendekatan sosiologi umum).

3. Social Relationship Theory. Bahwa sebuah pesan komunikasi mula-mula ditangkap oleh pemuka pendapat (opinion leader) kemudian diteruskan melalui komunikasi antar personal kepada orang-orang yang relatif kurang terbuka terhadap terbuka terhadap adanya informasi. Dalam hubungan sosial informal ini, opinion leader bukan saja sebagai penerus informasi, tetapi juga menginterpretasikan informasi sesuai dengan kemampuannya, disini tampak adanya pengaruh pribadi ( personal influence ) dari opinion leader akan mempengaruhi isi pesan komunikasi (pendekatan teorinya Paul Lazarsfeld ” Two Step Flow Communication”)

4. Cultural Norm Theory, Bahwa melalui penyajian yang selektif dan penekanan pada tema tertentu, isi pesan/informasi menciptakan kesan pada khalayak bahwa norma-norma budaya yang sama mengenai topik-topik tertentu dibentuk dengan cara-cara yang khusus.

Pakar komunikasi Dale Carnegie dalam bukunya How to Win Friends and Influence People, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. Sedang seorang ahli psikologi yang sangat terkenal William James juga mengatakan bahwa "Prinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai." ) *****

Diposting : Drs. Ach. Chambali Hasjim, SH




















Label: